Die Pandemie hat nicht nur für mehr Kunden im Hofladen gesorgt, sondern auch bargeldlosen Zahlungsarten Akzeptanz verschafft. Worauf Direktvermarkter bei der Auswahl einer elektronischen Kasse achten sollten, schildert folgender Beitrag.
Seit 2020 müssen alle elektronischen Kassensysteme mit einer nicht manipulierbaren, vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) versehen sein. Für elektronische Registrierkassen, die nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden, aber wegen ihrer Bauart nicht nachgerüstet werden konnten, gab beziehungsweise gibt es bis 31. Dezember eine Schonfrist. Wer also noch ein solches Kassensystem benutzt, muss sich nun umgehend nach Ersatz umsehen. Und wenn man dann schon dabei ist, kann man auch gleich überlegen, welche bargeldlosen Zahlungsmethoden die neue Kasse unterstützen soll oder muss.
Nach Angaben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) besteht in Deutschland weiterhin ein Wahlrecht zwischen einer offenen Ladenkasse und einer elektronischen Kasse. Auch weist das BMF darauf hin, dass elektronische Aufzeichnungssysteme, die ausschließlich Debit- oder Kreditkarten akzeptieren, nicht durch eine TSE geschützt werden müssen. Daneben kann es auch Software geben, die die Funktion des Kassenbuchs übernimmt. Eine solche Software unterliegt ebenfalls nicht der TSE-Pflicht. Weitergehende Informationen hierzu sind in den FAQ des BMF enthalten.
Viele nützliche Funktionen
Wird die Kasse nur im Hofladen benötigt, dann passt ein stationäres Modell. Praktisch vor allem fürs Saisongeschäft sind Lösungen, die auf einem Android-Tablet oder einem iPad laufen und flexible Abolaufzeiten ermöglichen. Wenn man von zu Hause oder unterwegs aus auf die Warenwirtschaft zugreifen möchte, ist eine cloud- und webbasierte Kassenlösung ideal. Weitere hilfreiche Funktionen einer elektronischen Registrierkasse sind das digitale Kassenbuch, Schnittstellen wie Barcodeleser, Waagen oder Kundendisplays sowie die Möglichkeit zur Integration von Onlineshops – vorausgesetzt, ein solcher ist vorhanden oder in Planung.
Bargeldlose Zahlungsmethoden
Inzwischen ist bargeldloses Bezahlen nicht nur akzeptiert, sondern wird teilweise sogar erwartet. Daher sollte ein neues Kassensystem möglichst alle Zahlarten unterstützen – also bar, auf Rechnung, mit Karte und kontaktlos, zum Beispiel via Google oder Apple Pay. Vieles davon ermöglicht die appbasierte Kasse helloCash. Genauer gesagt werden damit folgende Zahlarten unterstützt: Überweisung (Zahlart unbar), Anbindung an SumUp als bargeldlosen Zahlungsanbieter, und es wird an einer Anbindung zum Anbieter VivaWallet gearbeitet.
Ebenfalls alle Bezahlverfahren unterstützt das Kassensystem Speedy. Dabei werden standardmäßig zwar alle in der Kasse registrierten Einnahmen als Bareinnahmen verbucht, doch in den Grundeinstellungen können beliebig viele unbare Zahlungsarten eingetragen werden. Dafür lassen sich alle handelsüblichen Zahlterminals über die Standardschnittstelle für Zahlsysteme ZVT anbinden. Voraussetzung ist ein entsprechender Vertrag bei einem Zahlungsanbieter (zum Beispiel Concardis oder Telecash). Verbunden wird das Zahlterminal dann via WLan mit der Kasse Speedy. Direkt in der Software enthalten ist eine Schnittstelle zu SumUp. Um diesen bargeldlosen Zahlungsdienst nutzen zu können, ist vorher eine Registrierung erforderlich.
Recht neu ist die Kasse Speedy Pay A920. Weil sie in einem handlichen Gerät Kasse, Zahlsystem als auch Drucker ist, eignet sie sich gut für Marktstände. Diese All-in-one-Kasse akzeptiert Bargeld, die deutsche Girocard und alle Kredit- und Debitkarten. Auch die Vectron POS 7 unterstützt in Verbindung mit Kartenterminals (kontaktloses) bargeldloses Bezahlen. Bei p+w kann an jedem Kassensystem ein EC-Bezahlterminal genutzt werden. Für die Kommunikation zwischen der p+w und dem EC-Gerät gibt es zwei Möglichkeiten: Das EC-Gerät kann an einer Com-Schnittstelle am Kassensystem per Kabel angeschlossen werden. Oder das EC-Gerät ist IP-basiert und wird dann per Lan oder WLan an den hauseigenen Router angeschlossen.
Appbasierte Kassensysteme
App-, cloud- oder webbasierte Kassenlösungen haben den Charme, dass sie einen weltweiten Zugriff auf die Warenwirtschaft ermöglichen. Die Datenübertragung erfolgt in der Regel via Lan, WLan oder mittels einer SIM-Karte über Mobilfunk (LTE). Bei der Auswahl einer solchen Kasse ist es wichtig, darauf zu achten, dass das jeweilige System auch offline arbeiten kann. Zu den cloud- und browserbasierten Kassensystemen gehören unter anderem die modular aufgebaute aselloPOS, das Tillhub-POS-Kassensystem, Trademan Cloud und Possmanweb von poe sowie die flour.io-Kasse der bitbakers GmbH & Co. KG.
Noch interessanter aufgrund des hohen Praxisbezugs sind Lösungen, die aus der Branche selbst kommen. Um so etwas handelt es sich beim Softwareunternehmen wiberry, welches von einem Obstanbaubetrieb gegründet wurde. Die Firma wiberry hat vor ein paar Jahren das POS-Kassensystem wicash auf den Markt gebracht. Diese Tabletlösung stellt eine günstige Hardwarealternative zu gängigen Kassensystemen dar. Der Anwender braucht nur die Kassenapp wicash herunterzuladen und auf einem vorhandenen Tablet zu installieren. Die wicash-App unterstützt auch den digitalen Kassenbon und die Anbindung der Bezahldienstleister SumUp und VR-pay:Me.
Daneben gibt es noch weitere Beispiele für appbasierte Kassen, dazu gehören unter anderem helloCash und iZettleGo. Sie alle sind ideal für mobile Verkaufsstände. Wer ein iPad nutzt, für den ist die iOS-basierte Kassenlösung ShorePOS interessant, die sich ebenfalls für Markt- und Messestände eignet. Oft lässt sich per Funk (WLan oder Bluetooth) das Tablet oder iPad mit einem Handscanner und einem Drucker verbinden. Mitunter ist zudem eine Verwaltung von Artikeln, Kunden und Lieferanten auf dem mobilen Endgerät möglich. Auch eine Warenwirtschaft kann womöglich per Cloud hinzugebucht oder mithilfe cleverer Tools können Verkaufsberichte erstellt werden.
Große Auswahl für Hofläden
Für den stationären Einsatz im Hofladen gibt es eine große Auswahl an geeigneten Kassensystemen. Auf die Bedürfnisse von Direktvermarktern zugeschnitten hat p+w seine Hofladenkasse. Sie kann mit Waagen unterschiedlicher Hersteller kommunizieren. In Sachen Leistungsumfang orientiert sie sich an den klassischen Registrierkassen mit Waagesystemen. Das bedeutet, folgende Funktionen werden unterstützt: beliebige Layouts, Rabatt- und Gutscheinfunktion, Mehrbedienermodus, Ausgabenerfassung, Schwunderfassung, Bonparken, Lieferschein- und Rechnungserfassung. Der Nutzer braucht sich keine Sorgen bezüglich einer Unterbrechung der Internetverbindung zu machen, weil die p+w-Hofladenkasse auch offline funktioniert. Sobald die Internetverbindung wieder besteht, werden alle Verkaufsvorgänge automatisch in die Warenwirtschaft übertragen. Bei bestehender Internetverbindung erfolgt dies in Echtzeit.
Wer Abokisten vertreibt, für den ist die PCG-Kasse von PC Gärtner ideal. Sie lässt sich über eine Tastatur oder per Touchscreen steuern und ist kompatibel mit Checkout-Waagen der Firma Mettler-Toledo. In einem Selbstbedienungshofladen kann die Kassensoftware TiPos Pro Hofladen der österreichischen Redl GmbH zum Zuge kommen. Über ein Selbstbedienungsterminal können die Kundinnen und Kunden ihren Einkauf selbst einscannen oder über Bilder eingeben und danach auswählen, ob der Einkauf bar oder mit Karte bezahlt werden soll.
Verkauf ab Feld oder am Marktstand
Vor allem in der Saison ist der Verkaufsstand direkt am Feldrand bei vielen Direktvermarktern nicht mehr wegzudenken. Dafür sowie auch für den Verkauf am Wochenmarkt gibt es mobile und teils autark arbeitende Kassensysteme. Sie können mithilfe eines leistungsstarken Akkus betrieben werden und sind mitunter auch als Set zusammen mit preisberechnenden Waagen erhältlich. Beispiele hierfür wären etwa die über Concept erhältliche Kasse Sunmi S2 mit integrierter Präzisionswaage oder die über Syner.con vermarktete Apro.con in Verbindung mit einer Mettler-Toledo-Waage.
Weitere Beispiele sind von p+w das mobile PAD-Kassensystem mit Waage sowie das mobile 12‘‘-Tablet-Kassensystem. Beide verfügen über eine autarke Stromversorgung. Dank Umrüstung auf 12 V und eines geeigneten Akku-Packs ist die mobile Tabletkasse von p+wb bis zu 15 Stunden einsetzbar. An diese mobile Kasse sind alle preisrechnenden Checkout-Waagen anschließbar, die das Checkout-Protokoll 06 unterstützen. p+w empfiehlt die Waagen von dibal. Softwareseitig ist die p+w-Tablet-Kasse über einen mobilen Internetzugang erweiterbar. Hardwareseitig sind Ergänzungen mit einem Bondrucker sowie einem optionalen Kundendisplay an der Rückseite der 12‘‘-Kasse möglich.
Frei belegbare Schnelltasten und ein individuell gestaltbares Touchlayout erlauben die mobilen Kassen Posman von poe. Sie unterstützen sowohl verschiedenste Zahlungsarten als auch praktische Funktionen wie Pfandabwicklung, Belegsteuerung, Rabatte, Nachlässe und Aktionen. Gut geeignet für Marktstände oder den Ab-Feld-Verkauf ist auch die Kasse Speedy. Dabei handelt es sich um eine App für Androidgeräte. Speedy lässt sich sowohl als Einzelkasse als auch im Verbund einsetzen.
Darüber hinaus zu beachten
Generell sollten alle Kassensysteme finanzamt- und datenschutzkonform sein. Viele bieten darüber hinaus noch praktische Werkzeuge für die Kundenbindung an. Vor allem bei reinen Softwarelösungen ist es durchaus sinnvoll, vor dem Kauf den Hersteller nach einem Demozugang oder einer individuellen Präsentation zu fragen. Nicht zuletzt sollte man sich grundsätzlich Gedanken über die IT-Sicherheit machen – ein Thema, welches leider oft vernachlässigt wird.
Die wichtigsten digitalen Begriffe
Unter Cloud oder Cloud-Computing versteht man Soft- und oder Hardware als Dienstleistung, die auf einem über das Internet angeschlossenen Netzwerk bereitgestellt wird. Das Programm oder die Festplatte wird also nicht auf einem lokalen Endgerät betrieben, sondern irgendwo im Internet.
App ist die Abkürzung für Applikationen. Dabei handelt es sich um eigenständige kleine Programme, die auf verschiedenen Endgeräten installiert werden können. Der Vorteil von browserbasierten Apps (auch Web-Apps genannt) ist, dass sie unabhängig vom Betriebssystem genutzt werden können.
Checkout-Waagen sind eine Kombination aus einer leistungsfähigen Waage für die Gewichtsermittlung und einem hochwertigen Scanner zum Erfassen von Barcodes.
Der QR-Code ist ein zweidimensionaler Code, dargestellt als quadratisches Schwarz-Weiß-Muster. Die Kameras von neuen Smartphones können diesen direkt einscannen, um so auf bestimmte Webseiten oder andere Onlineinhalte zu gelangen.
Die ZVT-Kassenschnittstelle ist ein klassisches bytebasiertes Kommunikationsprotokoll und hat in Deutschland den Status eines Standards.